在采購的組織結構上，普遍存在一些問題，這些問題不解決，就難以完成向“大采購”的轉變。

（1）總部與分公司職能重疊、分工不清

    這個問題在大型企業，特別是國企、央企比較常見。在幾百億甚至幾千億營業額的大公司，總公司、子公司都是建制完善，人、財、物、產、供、銷等職能各有一套。以采購為例，總公司與子分公司有分工、有搭接。

    獨立之處損失了規模效應，搭接之處職責不清，容易造成混亂，更重要的是不利于形成公司層面的合力，在與供應商的博弈中處于下風。而供應商雖然也要建立對應的分散型組織，但因處于弱勢，在組織上更加緊密、在管理上協調得更好、信息溝通也更加及時。這是因為供應商處于相對弱勢，往往設有大客戶銷售團隊來統籌，抱團取暖，組織上能更好地協調，信息溝通更充分，在雙方博弈中處于相對有利的地位（如圖1）。

    這種職能重疊、分工不清也是管理水平低下的表現。很多大型公司采取分散采購，根本原因是管理能力不足，信息基礎設施簡陋，無法有效地集中采購。過去十多年里，集中采購的發展很大程度上得益于信息技術的發展，以及整體管理水平的提升。就如集權制國家出現之前，因為通信、交通不便，管理水平低下，周采取的是分封制；秦始皇統一天下、統一度量衡、修建了橫貫全國的道路后，集權制的國家才能建立；宋明清三代，管理能力越來越強，中央集權也就一步一步到了極點。

    對于總公司與分公司的分工不清，解決方案就是制定清晰的分工責任表。比如在澳洲電信，供應商尋源、選擇和總體績效管理主要歸總部負責，而合同簽訂后的執行則主要歸分部管理。具體任務由哪一層負責要視情況而定，沒有“放之四海皆準”的標準；但是，重要的是要有一張表，每一件事都得有第一責任人。如果沒有這樣的一張表，那并不意味著這張表不存在；相反，這只說明這張表有多個版本，因為每個人的頭腦里都有這么一張表，而且注定有不同之處，職責不清就是這么來的。

    有些企業的效率低下，大量的時間不是花在干活兒上，而是花在確定干活兒的人上。這不光是一些國營企業的問題；在一些快速發展壯大的民營企業里，組織復雜、職責不清也有同樣的問題。很多事情，因為規定不清晰，找不到對口的負責職能，最后往往是誰堅持不住了，誰有需求誰來解決。這又違背了管理上的一個基本準則：一件事，誰處于最佳的位置來解決，就應該來解決，否則注定是次優化的解決方案，總成本更高。

    對于總部與分公司的職能劃分，或許每個人永遠也不會有完美的答案，但有劃分，即使不完善，還可以進一步整改；沒有劃分，大家便永遠處于摸索狀態，繼續維持低效的行為。

（2）多頭管理，形不成合力

    除了總部與分公司的分工不清外，公司內部各職能也存在分工不清的問題。

    前面說過，供應商管理是個跨職能行為，采購、質量和設計等多個部門都會介入。在“小采購”公司，采購沒有起到協調、領導關聯部門一致對外的作用，導致各職能部門各自為戰，形不成合力，在與供應商的博弈中處于劣勢。

    舉個例子。有一次，我遇到一個公司的銷售總監，問他的那個大客戶好不好。他問哪一個客戶？我回答某公司，還會是幾個客戶？他說才不是呢，在供應商眼里，這公司可不是一個客戶，而是三個：采購是第一個客戶，這位銷售總監有個專門的班子，應對這幫采購老爺們的合同談判、集中采購和年度降本；設計是第二個客戶，他有另一個專門的班子，應對工程師們的產品與技術開發；運營是第三個客戶，他也設了第三個班子，支持量產運營（如圖2）。而更糟糕的是，這三者之間經常不通聲氣，由供應商的這位銷售總監來協調。你知道，這注定在雙方的博弈中，對采購方不利。

圖2跨職能多頭管理，形不成合力

    多頭管理下，一方面難以形成合力一致對外，另一方面也容易造成職責不清。前者可以通過采購的統一協調來應對，即由采購協調公司內部各職能，作為公司管理供應商關系的唯一窗口；后者則可以通過職能劃分表來應對，即清楚地確定各職能的角色。

    在高層次上定義供應商管理的主要任務，確定每一件任務的主要責任人。就跟總部與分公司之間的分工一樣，具體的一件事由哪個人、哪個職能負責，要視公司具體情況而定，這并不是最重要；最重要的是得有這么一張表，不管是以表單還是流程文檔的形式。

    職能之間的職責劃分看似常識，但常識并不代表常行。有個本土高科技制造企業，發展到十幾億的規模了，組織越來越復雜，部門之間山頭林立，相互推諉嚴重。企業老總是技術出身，親手把公司從十幾個人帶到這么大，總是想不通：以前公司小的時候，資源緊缺，但什么事都沒停著；現在公司大了，要人有人，要錢有錢，為何事情反倒難辦呢？

    例如在供應商管理上，產品設計與物料技術兩個部門之間就“扯皮”不斷。老板不明白，兩個部門的頭都是自己一手帶大的，同事都做了成十年了，為什么現在反倒沒法合作呢？他的解決方案簡單粗暴：把兩個頭兒都叫來批一頓，重述協作精神的重要性了事。

    那該怎么辦呢？跨職能的責任矩陣表。有個公司說，我們也想到這樣的表格，但是事情那么多，哪能羅列清楚呢？其實這是誤區。一個職能相關的事也就那么幾十件。比如對于采購來說，我詳細羅列過，圍繞供應商的就是四五十件事，不難列清楚哪個職能負責哪些工作，完全可以細化到工作層面。管理層畏難、怕麻煩、不愿列這么一張表。結果呢，底下的人遇到具體問題，就一遍又一遍地掙扎，搞清楚究竟由誰來做。

    其實這也是人治的表現：人治之所以是人治，也是因為應該清楚規定的地方沒有這樣的規定，執行者就憑自己的判斷來做，一方面效率低，另一方面也給人為操作留下很大的空間。