MIS系統也許能給你帶來節約成本的機會，但選擇一個適合自己的系統卻并不是一件容易的事情。 　　你更換一次印版需要多長的時間?也許在日常工作中你并不需要知道這個問題的答案，但是如果你不知道換版的準確時間和具體流程，也許就會浪費大量的時間和資金，而且不管是否發生金融危機，你的企業都很難維持下去。 　　MIS供應商已經注意到了某些企業中存在的這種缺陷，并且想讓人們接受這樣一個事實：充分了解企業的經營情況能讓管理者拋開猜測和偏見，做出正確的戰略決策。 　　其實，你估算的時間與實際花費的時間之間有著很大的差異，這一點也得到了Imprint.People公司主席喬納森·理查茲（JonathanRichards）的證實。他原本認為自己更換一次印版需要20分鐘的時間，但實際上他們整整花費了45分鐘。還有些人認為自己的生產速度已經達到了10000頁/小時，但他們的實際生產速度只有7000頁/小時。這樣看來，理想與現實之間的差異的確不小，而且我們通常所采用的估算法也不夠準確。 明確的方向 　　理查茲認為，采集印刷車間和印后加工線上的數據能讓人們更準確地掌握自己的經營狀況，并確定出自己的發展方向。而且印刷廠似乎都很認同理查茲的這種想法，因為來自MIS供應商的數據表明：人們對其產品的興趣更在不斷提高。 　　但是，印刷廠應該如何安裝一個這樣的系統，而且這個系統到底能給他們的經營帶來哪些改善呢? 　　在回答這個問題以前，我們必須要回到二十年前，看看當時的技術與我們現在所使用的技術有哪些不同。 　　Techniquetechnical公司的銷售經理伊萬·麥托馬斯解釋說：“印刷廠總是習慣在月底的時候計算當月的利潤。當時，很多企業都十分賺錢，所以他們并不在乎自己的成本有多少，但是現在時代變了，印刷廠的利潤空間也比以前小了很多。” 　　二十年前的黃金時代已經一去不復返了，擺在我們面前的殘酷現實讓印刷企業清醒地意識到自己必須要把有限的資金花在最需要的地方，而且還要想方設法節約成本。為了實現這個目標，新的MIS系統誕生了，它能對印刷企業的各個方面進行詳細的分析。 　　眾所周知，印刷車間是最能省錢的地方，因此，新一代MIS系統特別添加了對每一個活件的掃描功能。據Shuttleworth公司的聯合經理保羅·迪恩（PaulDeane）介紹，印刷車間里只有幾個關鍵的地方需要測量。準確了解活件的生產成本能讓企業知道他們在哪些地方賺了錢，哪些地方沒有賺錢。此外，你還可以隨時了解活件的處理情況，這一點非常重要，因為它能幫助你在提高客戶服務水平的同時，準確掌握活件在每一個生產階段的狀態。 　　當然，了解設備的生產力也非常重要，因為這能讓企業知道自己到底能從這些關鍵資產上獲得多少有效的生產時間。 　　正如Imprint公司的理查茲所說的那樣，這一切都在細節上。如果你只是紀錄作業準備時間，那你就有可能不知道為什么這個時間會延長——也許就是因為印版上的瑕疵。通過收集數據，你可以知道很多以前并不了解的事情。 　　只要改進生產中的一個細節，也許就能為企業節約大量的生產時間，從而提高整個企業的生產效率。但是，能否找到這些需要改建的細節主要取決于你把關鍵性能指示器（KPI）設定在了哪些地方。分析作業準備時間、設備印刷設備和廢品率真的能幫你削減大量的成本。 　　Technique公司的托馬斯解釋說：“很多印刷廠都得到了KPI報告，并把這些數據轉變成了實實在在的資金。”他們對停機時間和設備效率等參數都十分重視。 　　舉例來說，一臺印刷機的效率可以通過把它的時速與工作時間相乘計算出來。企業也可以通過平均速度分析出印刷機在一天的哪個時間段里效率最高。理查茲說：“當你確定了設備的作業準備時間和廢品數量的時候，也許會感到非常震驚。” 　　但是，收集數據的最佳途徑是什么?正如你所希望的那樣，我們可以找到各種不同的選項。Technique公司的托馬斯解釋說，目前市場上最常用的一種方法就是使用直接設備接口（DMI），對于門外漢來說，這是一種非常有效的方法，而且里面的信息都是由相關設備的操作人員提供的。 方便收集 　　托馬斯說：“我們主要是用觸摸屏式計算機來收集信息，紀錄印刷機的運行和停機時間，而且它們還能與其他設備連接在一起使用。” 　　收集到的數據不但能反映出一家公司設備的運行情況，而且還能幫人們找到工作流程中存在的問題，進而提高整個工廠的工作效率。此外，經理以上級別的管理人員還可以根據這些數據來判斷公司都在哪些地方省了錢。 　　Imprint公司的Sentinel系統可以被安裝到任何一款設備上，不管這臺設備已經使用了多長時間。這意味著人們可以準確測量出印刷機的作業準備時間和速度。你可以通過Sentinel獲得自己需要的測量數據，并通過這些數據實現提高效率和節約成本的目標。 　　據理查茲介紹，采用這樣一個系統的成本——每臺設備大約2000英鎊左右，不管是單張紙印刷機還是折頁機——其實并不高，而且它在安裝過程中既不會影響設備的正常生產，也不需要在設備上鉆洞。 　　然而，海德堡印通系統的業務經理蘭斯·奧康內爾（LanceO’Connell）卻警告說某些小型數據采集系統也有可能會產生錯誤。舉例來說，一個印刷機操作人員可能會把不準確的信息輸入進去，或者干脆捏造數據。奧康內爾認為印刷廠最好還是能購買一個能與整個工作流程整合在一起的復雜的數據采集產品。 新的選擇 　　據奧康內爾介紹，海德堡公司在德魯巴上推出的印通印刷機中心（PrinectPressCenter）能將工作流程的智能化水平提升到一個新的高度。印通能分析和顯示設備的運行信息，其中包括生產時間的百分比、運行速度和合格頁面在所有頁面中所占的比例。海德堡認為這些產品能幫助印刷企業獲得持續的改善，但是現在要想說服企業對這樣一個系統進行投資，確實有點困難。 　　Prism公司的克里斯·雷奧納德（ChrisLeonard）指出，數據采集和分析是精益生產計劃中的一個重要組成部分，而且考慮到當前的市場環境，我們也確實需要進行精益生產了。 　　雷奧納德解釋說，引入精益生產流程能為企業帶來實實在在的好處。它能顯著縮短設備的作業準備時間，改善客戶服務，提高產品質量以及降低生產成本。 　　但是，任何一個精益生產計劃的成功都取決于印刷廠的MIS系統與其需要改善的地方之間的關聯性。 　　一些勇于嘗試的印刷廠現在已經嘗到了數據分析的甜頭，而且雷奧納德保證還會有更多的企業加入這個行列，因為隨著市場環境的日益嚴峻，優化決策過程不但能讓印刷廠簡化自己的生產和評估流程，而且還能幫助它們節約成本。 在采集數據時需要注意的問題 　　確定你最想知道的生產細節是什么。無論是作業準備時間還是廢物管理，最重要的就是要知道自己的測量目標。 　　采集到的數據不但要給公司內部的工作人員看，也要給客戶看，以便他們了解活件的進程。 　　確保你的系統能夠對設備的生產力水平進行實時測量。這樣一旦出現問題，你可以在幾個小時或者幾天內解決，而不是讓你的客戶等上幾周甚至是幾個月。 　　安裝一個車間系統能讓你了解印刷機的生產效率，并找到效率低下的原因。