一、系統(tǒng)背景 ２００５年底石家莊煉化公司ＥＲＰ成功上線，200６年２月系統(tǒng)單軌，隨著ＥＲＰ系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，ER系統(tǒng)對(duì)維修工程的控制不能滿足企業(yè)的實(shí)際要求，雖然ERP系統(tǒng)對(duì)維修工程整個(gè)執(zhí)行過(guò)程有嚴(yán)格的控制，但是，對(duì)于工程預(yù)算的審計(jì)只設(shè)置了一次審計(jì)。石煉化公司在實(shí)際操作中規(guī)定要進(jìn)行三級(jí)審計(jì)。如果包括施工單位申報(bào)預(yù)算和一審后的確認(rèn)，實(shí)際達(dá)到五級(jí)審計(jì)。在ERP中無(wú)法插入這些步驟。為此公司決定在ERP線外進(jìn)行審計(jì)，把ERP的計(jì)劃采購(gòu)訂單從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出，在線外執(zhí)行施工單位申報(bào)預(yù)算，機(jī)動(dòng)處初審，監(jiān)理公司一審，機(jī)動(dòng)處確認(rèn)，審計(jì)處二審，再把審計(jì)結(jié)果導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。 需要說(shuō)明的是：石煉化獨(dú)立開發(fā)的線外審計(jì)系統(tǒng)不同于目前集團(tuán)公司推廣的ＥＲＰ系統(tǒng)的ＡＩＳ模塊，首先ＡＩＳ是ＥＲＰ的一部分，而石煉化的審計(jì)系統(tǒng)是ＥＲＰ的外掛程序；其次，ＡＩＳ主要的功能是對(duì)ＥＲＰ所有業(yè)務(wù)運(yùn)行的監(jiān)督和監(jiān)控，而是石煉化的審計(jì)系統(tǒng)主要是對(duì)ＰＭ模塊產(chǎn)生的工單的結(jié)算過(guò)程在線審計(jì)。 二、系統(tǒng)設(shè)計(jì) 基于以上的原因和目的，結(jié)合工程管理部門、審計(jì)部門、合同管理部門、甚至是工程監(jiān)理部門的實(shí)際業(yè)務(wù)需求. 三、流程描述 １．機(jī)動(dòng)處計(jì)劃員在線外審計(jì)系統(tǒng)定期將ＥＲＰ維修工單導(dǎo)出ＥＲＰ系統(tǒng)，并進(jìn)行按照簽訂的制止合同分類，將合同號(hào)和工單號(hào)在線外審計(jì)系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)。并將對(duì)應(yīng)結(jié)果倒入合同管理系統(tǒng)。 ２．機(jī)動(dòng)處預(yù)算員在線外審計(jì)系統(tǒng)對(duì)工單初審的預(yù)算值進(jìn)行修改或確認(rèn)。確認(rèn)后自動(dòng)提交下一級(jí)審核。 ３．潤(rùn)達(dá)公司（施工單位）預(yù)算員在線外審計(jì)系統(tǒng)對(duì)工單的預(yù)算進(jìn)行一審，修改并確認(rèn)初審結(jié)果，同時(shí)鎖定初審結(jié)果，機(jī)動(dòng)處預(yù)算員確認(rèn)通過(guò)后自動(dòng)提交下一審核。 ４．審計(jì)處審計(jì)人員在線外審計(jì)系統(tǒng)對(duì)一審結(jié)果進(jìn)行二審，修改并確認(rèn)一審結(jié)果，確認(rèn)后鎖定審計(jì)結(jié)果并提交機(jī)動(dòng)處進(jìn)行審計(jì)處理。 ５．機(jī)動(dòng)處預(yù)算員進(jìn)行審結(jié)處理，將審計(jì)結(jié)果導(dǎo)入ＥＲＰ系統(tǒng)，以便完成工單的計(jì)算，倒入的依據(jù)是工單號(hào)。同時(shí)將審計(jì)結(jié)果導(dǎo)入合同管理系統(tǒng)，導(dǎo)入的主鍵依然是工單號(hào)，合同管理軟件自動(dòng)根據(jù)第一步的導(dǎo)入結(jié)果實(shí)現(xiàn)工單和合同的匹配。 四、功能設(shè)計(jì) 根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)計(jì)如下功能模塊： 計(jì)劃編制 導(dǎo)入計(jì)劃：如果有正在編輯的計(jì)劃，導(dǎo)入時(shí)檢查正在編輯的計(jì)劃，取出計(jì)劃名稱和最大編號(hào)，續(xù)編計(jì)劃號(hào)。如果沒(méi)有正在編輯的計(jì)劃，計(jì)劃名稱為空，請(qǐng)人工輸入計(jì)劃名稱；如果是新計(jì)劃，請(qǐng)先進(jìn)入編輯，初始化后再進(jìn)行導(dǎo)入。編輯/查詢：允許修改，設(shè)打印功能（封面、目錄、正文），存檔后才能進(jìn)行下一步審計(jì)。 簽證：車間簽證：進(jìn)入后只可看本單位項(xiàng)目。以工單號(hào)做查詢關(guān)鍵字，雙擊簽證欄完成操作。 機(jī)動(dòng)處簽證：以工單號(hào)（或計(jì)劃號(hào)）做查詢關(guān)鍵字，完成簽證操作。簽證統(tǒng)計(jì)報(bào)表：形成簽證的報(bào)表。報(bào)審：可以讓施工單位輸入報(bào)審數(shù)據(jù)。各單位只能看到自己?jiǎn)挝坏捻?xiàng)目。 初審 預(yù)算及初審錄入：以計(jì)劃號(hào)或工單號(hào)做索引。錄入施工單位預(yù)算和預(yù)審值。在一審錄入前可以修改，一審錄入后不能修改，若要修改需要撤消一審。初審統(tǒng)計(jì)報(bào)表 一審 一審值錄入：錄入一審值。在一審錄入前可以修改，二審錄入后不能修改，若要修改需要撤消二審。 一審統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 機(jī)動(dòng)處確認(rèn)：確認(rèn)，確認(rèn)報(bào)表 二審 二審錄入：錄入二審值。在確認(rèn)導(dǎo)出前可以修改，確認(rèn)審結(jié)后不能修改，若要修改需要撤消確認(rèn)審結(jié)。二審統(tǒng)計(jì)報(bào)表 審結(jié)處理 導(dǎo)出：確認(rèn)審結(jié)的項(xiàng)目，按ERP需要格式，將二審審結(jié)的項(xiàng)目導(dǎo)出成文本文件。查詢。 查詢：進(jìn)度查詢：計(jì)劃號(hào)、工單號(hào)、采購(gòu)訂單號(hào)查詢，數(shù)據(jù)更改記錄。 系統(tǒng)維護(hù)： 口令維護(hù)，導(dǎo)入簽證授權(quán)管理，一二審授權(quán)管理。 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：因?yàn)樯婕癊RP系統(tǒng)，更是涉及財(cái)務(wù)計(jì)算，所以對(duì)程序的風(fēng)險(xiǎn)控制是主要考慮的一個(gè)重要方面。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中對(duì)系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析與控制。 1．?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)出。如果數(shù)據(jù)導(dǎo)出產(chǎn)生錯(cuò)誤，對(duì)系統(tǒng)影響很大。數(shù)據(jù)導(dǎo)出的關(guān)鍵數(shù)據(jù)不僅僅是計(jì)劃數(shù)據(jù)，還有工單號(hào)，采購(gòu)訂單號(hào)。采購(gòu)訂單號(hào)是導(dǎo)入數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字，影響到寫入ERP的正確性。為了消除ERP導(dǎo)出數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)導(dǎo)出程序嵌入在ERP計(jì)劃打印程序ZSJZPM04中直接導(dǎo)出計(jì)劃報(bào)表的內(nèi)表，使導(dǎo)出的數(shù)據(jù)與打印內(nèi)容一致，消除導(dǎo)出數(shù)據(jù)的誤差和風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)同時(shí)生成導(dǎo)出日志文件，詳細(xì)記錄導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)使用的各個(gè)參數(shù)及導(dǎo)出記錄數(shù)量，做風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。 2．線外審計(jì)中多次錄入風(fēng)險(xiǎn)。線外審計(jì)時(shí)初審、一審、二審多次錄入數(shù)據(jù)都有錄入錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)中設(shè)置出錯(cuò)撤消錄入功能，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后可以撤消重新錄入，消除錯(cuò)誤。系統(tǒng)對(duì)每一級(jí)審計(jì)算出審減率，根據(jù)審減率異常可以發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，消除錄入風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)對(duì)每一步審計(jì)數(shù)據(jù)的最后修改記錄修改人和修改時(shí)間，作為控制風(fēng)險(xiǎn)的一部分。 3．多級(jí)審計(jì)審計(jì)次序混亂的風(fēng)險(xiǎn)。多級(jí)審計(jì)如果不按次序?qū)徲?jì)就會(huì)造成混亂，比如二審在一審沒(méi)有審以前就進(jìn)行就不符合審計(jì)要求，二審結(jié)束后一審再修改一審值也是不允許的。為了消除審計(jì)次序風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)值設(shè)計(jì)互鎖功能。一個(gè)項(xiàng)目某一時(shí)間只能一個(gè)審計(jì)步驟操作。并且只能按初審、一審、確認(rèn)、二審步驟進(jìn)行。前面的步驟沒(méi)有完成，后面的步驟看不到該項(xiàng)目，也就不可能進(jìn)行審計(jì)，后面的步驟進(jìn)行后，前一步驟只在已審窗口顯示，只能查看不能修改。 4．向ERP導(dǎo)入數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)完成后，審計(jì)結(jié)果要導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。主要風(fēng)險(xiǎn)在導(dǎo)入位置即數(shù)據(jù)庫(kù)表錯(cuò)誤和相關(guān)參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤，導(dǎo)入過(guò)程出錯(cuò)，最大的風(fēng)險(xiǎn)是控制導(dǎo)入過(guò)程出錯(cuò)的錯(cuò)誤性質(zhì)、數(shù)量，一旦發(fā)生錯(cuò)誤沒(méi)有發(fā)現(xiàn)會(huì)造成很大影響。 5．為了消除導(dǎo)入ERP位置出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)入程序不直接把審計(jì)寫入數(shù)據(jù)庫(kù)，使用BDC導(dǎo)入，使用事務(wù)代碼ME22N模擬人工修改審計(jì)結(jié)果的操作，就像對(duì)ERP系統(tǒng)執(zhí)行正常操作一樣，保證審計(jì)寫入正確位置，正確修改相應(yīng)參數(shù)，同時(shí)利用ERP對(duì)審計(jì)進(jìn)行有效性檢查。 6．導(dǎo)入審計(jì)一般是批量導(dǎo)入，對(duì)導(dǎo)入過(guò)程的正確性，正確率，出錯(cuò)點(diǎn)的了解控制是導(dǎo)入過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵。為此程序設(shè)計(jì)了導(dǎo)入日志文件和錯(cuò)誤記錄文件，詳細(xì)記錄導(dǎo)入操作的時(shí)間，導(dǎo)入文件名稱，導(dǎo)入過(guò)程值讀入的項(xiàng)目數(shù)，記錄數(shù)，金額，成功導(dǎo)入的記錄數(shù)、金額，出錯(cuò)的記錄數(shù)，金額，出錯(cuò)記錄的錯(cuò)誤信息，出錯(cuò)記錄的文本。防止導(dǎo)入出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。 7．ERP系統(tǒng)本身對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制ERP系統(tǒng)審計(jì)完后，有一步確認(rèn)操作，要求計(jì)劃員對(duì)審計(jì)結(jié)果確認(rèn)，然后編排付款計(jì)劃。這是一次檢查審計(jì)結(jié)果的機(jī)會(huì)，也是審計(jì)失誤風(fēng)險(xiǎn)控制。成為對(duì)本系統(tǒng)的又一次風(fēng)險(xiǎn)控制。 8．對(duì)ERP系統(tǒng)的影響。盡管線外審計(jì)步驟很多，但是，線外審計(jì)從ERP取數(shù)和向ERP寫數(shù)，在ERP只是一步操作，相當(dāng)于在ERP中修改審計(jì)一個(gè)數(shù)值，導(dǎo)入數(shù)據(jù)用BDC技術(shù)，執(zhí)行ME22N模擬人工修改操作。審計(jì)后ERP還要確認(rèn)、生成付款計(jì)劃等操作，所以，線外審計(jì)不會(huì)對(duì)ERP造成不良影響。 五、應(yīng)用效果 本系統(tǒng)2006年初完成開發(fā)并投入運(yùn)行，效果良好，提高了審計(jì)的工作效率，各種報(bào)表清晰，風(fēng)險(xiǎn)控制良好。